「備品の申請ってどこからやるんでしたっけ？」「会議室の使い方を教えてほしいんですが」「経費精算のフォームがわからなくて……」。総務担当のSlackや社内チャットには、こういった問い合わせが毎日何十件と届きます。
内容の9割は同じ。でも1件ずつ返信しないといけない。その繰り返しのせいで、本来やるべき仕事——コスト削減の交渉、施設改善の企画——が後回しになっていきます。
Notion AIを使えば、この状況をかなり変えられます。難しい設定は不要で、今日から始められます。
NotionのFAQページをAIに答えさせる
まず、繰り返し届く問い合わせをNotionのページにまとめます。「申請フロー」「備品リスト」「施設の使い方」——カテゴリ別にページを作るだけでOKです。
次に、そのデータベースでNotionのQ&A機能を有効にします。従業員はAIに直接質問できるようになります。「会議室の予約ってどうすれば？」と入力すれば、ページ内の情報をもとにNotionが自動で回答します。
担当者が返信しなくても済む場所を、まず1つだけ作ってみてください。それだけで変わります。
備品申請の「どこに言えばいい？」をなくす
備品への問い合わせのほとんどは「在庫がなくてどこに頼めばいいかわからない」状態から生まれます。在庫状況と申請先を同じページに置くだけで、聞かれる回数は半分以下になります。
Notionデータベースに備品名・在庫数・申請先・補充リードタイムを記録して、Notion AIで「今すぐ注文可能」「週内対応」「要相談」の3段階に自動分類させます。在庫が閾値を下回ったときの自動通知も設定できます。
施設管理の質問は「場所別ページ」で8割片付く
施設管理への問い合わせで多いのは「〇〇はどこにある？」と「使い方がわからない」の2パターンです。設備・場所ごとにNotionページを作り、写真やマニュアルを置いておくと、Notion AIがそこから自動で回答します。
ページの更新は直接編集するだけなので、管理の手間もほとんどかかりません。
「捌く仕事」をやめたあとの総務
問い合わせ対応から解放されると、仕事の重心が変わります。蓄積されたデータを見れば「どの備品が本当に不足しているか」「施設のどこに不満が集中しているか」がわかります。
これは総務だけの変化ではありません。法務・コンプライアンス担当でも同じように、繰り返し業務をAIに渡すことで考える仕事に時間が使えるようになっています。
担当者の仕事がなくなるわけではありません。来るものを捌く時間が、考える仕事に変わるだけです。
総務担当って、本当に地味に問い合わせが多いんですよね。
Notionがあれば今日から始められる内容なので、読んでいて「あ、できそう」と感じてもらえると嬉しいです。
まずFAQページを1つ作るところから。きっと変わります。