社内問い合わせの8割をNotion AIに任せる方法

「備品の申請ってどこからやるんでしたっけ？」「会議室の使い方を教えてほしいんですが」「経費精算のフォームがわからなくて……」。総務担当のSlackや社内チャットには、こういった問い合わせが毎日何十件と届きます。

内容の9割は同じ。でも1件ずつ返信しないといけない。その繰り返しのせいで、本来やるべき仕事——コスト削減の交渉、施設改善の企画——が後回しになっていきます。

Notion AIを使えば、この状況をかなり変えられます。難しい設定は不要で、今日から始められます。

NotionのFAQページをAIに答えさせる

まず、繰り返し届く問い合わせをNotionのページにまとめます。「申請フロー」「備品リスト」「施設の使い方」——カテゴリ別にページを作るだけでOKです。

次に、そのデータベースでNotionのQ&A機能を有効にします。従業員はAIに直接質問できるようになります。「会議室の予約ってどうすれば？」と入力すれば、ページ内の情報をもとにNotionが自動で回答します。

担当者が返信しなくても済む場所を、まず1つだけ作ってみてください。それだけで変わります。

備品申請の「どこに言えばいい？」をなくす

備品への問い合わせのほとんどは「在庫がなくてどこに頼めばいいかわからない」状態から生まれます。在庫状況と申請先を同じページに置くだけで、聞かれる回数は半分以下になります。

Notionデータベースに備品名・在庫数・申請先・補充リードタイムを記録して、Notion AIで「今すぐ注文可能」「週内対応」「要相談」の3段階に自動分類させます。在庫が閾値を下回ったときの自動通知も設定できます。

施設管理の質問は「場所別ページ」で8割片付く

施設管理への問い合わせで多いのは「〇〇はどこにある？」と「使い方がわからない」の2パターンです。設備・場所ごとにNotionページを作り、写真やマニュアルを置いておくと、Notion AIがそこから自動で回答します。

ページの更新は直接編集するだけなので、管理の手間もほとんどかかりません。

「捌く仕事」をやめたあとの総務

問い合わせ対応から解放されると、仕事の重心が変わります。蓄積されたデータを見れば「どの備品が本当に不足しているか」「施設のどこに不満が集中しているか」がわかります。

これは総務だけの変化ではありません。法務・コンプライアンス担当でも同じように、繰り返し業務をAIに渡すことで考える仕事に時間が使えるようになっています。

担当者の仕事がなくなるわけではありません。来るものを捌く時間が、考える仕事に変わるだけです。

ドリップ（執筆）

総務担当って、本当に地味に問い合わせが多いんですよね。

Notionがあれば今日から始められる内容なので、読んでいて「あ、できそう」と感じてもらえると嬉しいです。

まずFAQページを1つ作るところから。きっと変わります。

あなたは社内制度・申請手続きに詳しい総務担当です。以下の情報をもとに、社員が自己解決できるFAQページの構成と内容をNotionで作成するための文章を書いてください。

【部門名】例：総務部
【対象】例：全社員向け
【よくある問い合わせ3〜5件】例：経費精算のやり方、備品申請の手順、会議室予約の方法

出力形式：Q&A形式（質問と回答をセット）で、各回答は3文以内。申請リンクの挿入箇所は【リンクURL】のプレースホルダーで示してください。カテゴリ分けして整理してください。

あなたは在庫管理の専門家です。以下の備品リストをもとに、補充優先度の分類基準と発注ルールを作成してください。

【備品リスト（品名・現在庫・最低在庫基準）】例：ボールペン 現在30本 最低20本
【発注から届くまでの日数（リードタイム）】例：2〜3営業日

分類は「今すぐ発注」「今週中に発注」「余裕あり」の3段階で。各備品の分類理由、Notionデータベースのプロパティ設定案、自動アラートのトリガー条件も提案してください。

あなたはオフィス管理担当です。以下の施設・設備の情報をもとに、社員が自己解決できる利用マニュアルを作成してください。

【施設名・設備名】例：大会議室B、カラーコピー機
【場所】例：5階エレベーター横
【よくある困りごと】例：予約方法がわからない、用紙補充の手順がわからない

構成：場所と基本情報 → 使い方の手順（番号付き）→ よくある問題と解決策 → 問い合わせ先。最後にNotion AIが検索しやすい関連キーワードを5つ追加してください。