AIで仕事が速くならない人が見落としているプロンプトの型

ChatGPTを開いて、まず何を打ち込みますか。「議事録を作ってください」と入力して、出てきた文章を見て「なんか違う」とやり直す。少し補足して送ってみたら今度はぼんやりした内容が出てくる。10分以上かけてやり取りしたのに、結局自分で書き直した——こういう経験、一度はあると思います。

AIを使っているのに、思ったより速くなっていない。ChatGPTが思ったより使えないと感じるとき、原因はたいていプロンプトの質にあります。そしてプロンプトの質を手早く上げる方法は、型を持つことです。

毎回「何をどう伝えるか」を考えていませんか

ChatGPTが出す答えの質は、こちらの指示の質で決まります。でも、指示の組み立て方を毎回考えていると、それだけで3〜5分かかります。「議事録を作って」だけでは情報が足りないので補足する。「提案書を書いて」だけでは方向性が定まらないので説明する。この「何をどう伝えるか」を毎回考えることに、思っている以上の時間が消えています。

速くなっている人は、ここを型にして持っています。業務ごとに一度だけ指示文を作っておき、あとはコピペして使うだけ。指示を考える時間がゼロになるので、入力に10秒、出力が返るまで30秒という流れができます。

議事録・提案書・メール、それぞれの型の作り方

議事録なら、このような型が使えます。

「あなたは会議の議事録作成の専門家です。以下の会議メモをもとに、社内共有用の議事録を作成してください。構成は①決定事項、②未決事項、③次回アクション（担当者と期限つき）の3つ。冒頭に3行以内の要約を付けてください。」

会議が終わったらこれをコピーして、メモをその下に貼るだけです。考える手間はゼロです。

提案書なら「あなたは営業資料のライターです。以下の情報をもとに、顧客への提案書の本文を作ってください。ターゲット：【役職・業種】、課題：【〇〇】、提案内容：【〇〇】。説得力のある構成で500字程度にまとめてください。」

社内メールの返信なら「以下のメールに対して、【承認 / 断り / 確認依頼】の内容で、丁寧かつ簡潔な返信を書いてください。相手の名前：【〇〇さん】。」

どれも【】の部分を書き換えるだけで動きます。

型を持つと何が変わるか

最初に30分かけて3〜4パターンの型を作ると、あとはその使い回しです。指示を考える手間がなくなるので、AIへの入力にかかる時間が体感で3分の1以下になります。同じ型を使うから、毎回の出力品質がブレなくなるのも大きい。一度うまくいった指示が再現できる、というのは思った以上に快適です。

型は育てられます。「ここが微妙だったな」と思ったら少し書き直して保存するだけ。使うたびに精度が上がっていくので、最初から完璧でなくて構いません。30分かけて作った型が、半年後には自分専用の業務ツールになっています。

ドリップ（執筆）

「使っているのになぜか速くならない」って、けっこう孤独な悩みだと思うんです。

型を持つって、最初は地味に感じるかもしれません。でも一度作ってしまえば、あとは本当にラクになります。しかもその型、使うたびに育っていく。

まず一つだけ、明日の業務で使える型を作ってみてください。それだけで変わります。

あなたは会議の議事録作成の専門家です。以下の会議メモをもとに、【会社名：〇〇株式会社】の【部門名：〇〇部】向けの社内共有用議事録を作成してください。会議の種類：【週次定例 / キックオフ / 報告会（どれか残す）】。構成は以下の4つにしてください。①3行以内の要約、②決定事項（箇条書き）、③未決事項（担当者・期限を明記）、④次回アクション（5W1H形式）。全体を400〜600字でまとめ、読み手がすぐに行動できる形にしてください。会議メモ：【ここに会議のメモや録音のテキストを貼り付け】

あなたは法人営業の提案書ライターです。以下の情報をもとに、初回商談後の顧客向け提案書の本文を作成してください。対象顧客：【業種：〇〇業、担当者役職：〇〇部長クラス】。顧客の課題・悩み：【〇〇】。提案するサービス・商品の概要：【〇〇】。導入による主なメリット：【コスト削減 / 時間短縮 / 品質向上（具体的に〇〇）】。構成は「現状の課題整理→提案概要→導入後の期待効果→次のステップ」の順で作成してください。文体は丁寧かつ簡潔に、全体を500字程度でまとめてください。

以下の社内メールに対する返信を作成してください。返信の目的：【承認する / 断る / 詳細を確認する（どれか残す）】。相手の情報：【名前：〇〇さん、役職：〇〇部〇〇、関係性：上司 / 同僚 / 部下（どれか残す）】。受け取ったメール本文：【ここに貼り付け】。返信の条件：①丁寧で簡潔な文体、②用件は明確に1〜2段落以内、③必要に応じて箇条書きを使用、④全体150〜250字。不必要な前置きや繰り返しは不要です。