スプリントレビューが終わった翌朝、また同じ作業が始まる。完了チケットを確認して、達成・未達を整理して、ステークホルダー向けのレポートをまとめる。それが終わったら、競合の動向チェック、次の仕様書のたたき台。気づくと昼過ぎになっている。
PMの定例業務を分解すると、「考える」より「形にする」作業がかなりの割合を占める。この「形にする」部分は、Notion AIに任せられる。AIと人間で役割を切り分ける発想を定例業務に持ち込むだけで、週5時間近くの余白が生まれる。
仕様書のたたき台は箇条書きメモを渡すだけ
仕様書をゼロから書こうとするから時間がかかる。まずユーザーストーリー、ゴール、制約条件を箇条書きでNotionにメモする。精度は気にしなくていい。そこでAIボタンを押して「仕様書の形に整えて」と入力すると、背景・機能要件・非機能要件・考慮事項の構成でドラフトが出てくる。
実際には各要件にもう少し肉付けが必要なことも多い。でも「構成を考える」作業は終わっている。手直しするのはビジネス判断が絡む部分と、エンジニアとの調整が必要な技術的な制約だけ。ゼロから書くのと比べると、2〜3時間かかっていた作業が30〜45分になる。
競合モニタリングは週1の「貼り付け→まとめ」で完結
各社のリリースノートやブログ更新を週1でNotionに貼り付ける。貼り終えたらAIに「変更点と自社への示唆をまとめて」と指示する。5分もあれば整理が終わる。
読んで考えるのは自分の仕事だが、「読む前に情報を整理する」作業はAIでいい。毎週1〜2時間かかっていたこの作業が15〜20分になる。競合の動きをキャッチアップするためのコストが下がると、モニタリングをさぼらずに続けられるようになる。
スプリントレポートは完了タスクのリストから自動生成
スプリントが終わったら、完了タスクと進捗メモをNotionに入力する。「週次スプリントレポートとしてまとめて」と指示するだけで、進捗サマリーと申し送り事項が出てくる。テンプレートを埋める作業より速く、書き忘れも少ない。
ステークホルダーへの共有用とチーム内向けで内容を分けたいときは、「ステークホルダー向けに簡潔にまとめなおして」と追加で指示するだけで対応できる。フォーマットを整える手間まで省けるので、スプリント終了後のレポートが20〜30分で仕上がる。
3つ合わせると週5時間の差になる
仕様書ドラフト、競合モニタリング、スプリントレポート。3つで週5時間近くかかっていた作業が、合計1時間前後になる。
特別な設定もプラグインも不要。Notionをすでに使っているなら、今日から始められる。「メモして指示する」習慣を3つの定例業務に組み込むだけで、PMが本来時間を使うべき意思決定やステークホルダーとの対話に充てられる時間が生まれる。余った時間をどう使うかは、PMの本領発揮になる。
PMって、考える仕事だけをしていたいんですよね。わかります。
定例業務って地味に時間を食う。そこをAIで削れると、本来やりたい仕事に集中できる時間がぐっと増えます。
まず1つだけ試してみてください。スプリントレポートあたりから始めるのがおすすめです。