進捗確認ミーティングが終わった後、また議事録と報告書を自分で書き始める。Excelのタスク表を更新して、来週のスケジュールを調整して、ステークホルダー向けのサマリーをまとめる。この作業を毎週繰り返しているPMは多いはずです。
ChatGPTをはじめとするAIエージェントは、エンジニアや企画職が使うもの、というイメージがまだ根強い。でもPMが毎週こなす定型作業こそ、AIが最も力を発揮できる領域です。
計画フェーズの「たたき台」を3分で作る
プロジェクト開始時に時間がかかるのは、WBSやスケジュール表を「それらしく」整える作業です。「Webアプリ開発、チーム5名、期間3ヶ月でWBSを作って」とChatGPTに伝えるだけで、叩き台が数分で出てきます。そのまま使えるわけではありませんが、ゼロから考える時間が消えるだけで、会議前の準備が大幅に短縮できます。
うまく使うコツは「完璧な出力を期待しないこと」です。フォーマットの調整に時間を使うのではなく、内容の精度を上げることに集中する。それだけで計画フェーズにかかる負担が大きく変わります。
バラバラな進捗報告を整える作業をなくす
各メンバーからの進捗報告は、書き方がバラバラで、そのままでは使えないことが多い。ここにChatGPTを挟む方法があります。集めたテキストを貼り付けて「プロジェクト名、担当者、完了タスク、課題、来週の予定の形式で整理して」と指示する。整ったフォーマットの進捗表がすぐ出てきます。
数回使えば、自分のプロジェクト用のプロンプトの型が固まります。固まったら毎週使いまわせばいい。指示が安定するほど、出力の質も上がっていきます。
整理フォーマットを統一することで、後から課題の傾向が見えやすくなるというメリットもあります。単なる省力化だけでなく、プロジェクトの状態把握がしやすくなる。
報告書は「書く」から「確認する」に変わる
整理した進捗データをもとに「ステークホルダー向けの週次報告書を作って。進捗ポイントと課題を明確に、800字以内で」と指示する。草稿が出てくるので、数字の確認と事実チェックをして提出できます。
書くことへの労力がほぼゼロになると、内容の質を上げることに集中できます。見やすさや課題の表現方法など、本来PMが時間を使うべきことに向き合えます。月次のサマリーや役員向けの説明資料も、同じやり方で対応できます。
計画書、進捗整理、報告書作成の3つをChatGPTに任せると、毎週数時間が手元に戻ります。その時間でチームメンバーとの会話を増やすか、リスク察知に使うか。それを選べるのが、AIを活かせているPMと、そうでないPMの違いです。
定型作業に追われているPMの気持ち、すごくわかります。
ChatGPTに任せてみると、「書く時間」より「判断する時間」が増えていく感覚があります。仕事の手応えが変わってくるんですよね。
まずは週次報告書の草稿だけ、一度試してみてください。