ChatGPTを開いて、まず何を打ち込みますか。「議事録を作ってください」と入力して、出てきた文章を見て「なんか違う」とやり直す。少し補足して送ってみたら今度はぼんやりした内容が出てくる。10分以上かけてやり取りしたのに、結局自分で書き直した——こういう経験、一度はあると思います。
AIを使っているのに、思ったより速くなっていない。ChatGPTが思ったより使えないと感じるとき、原因はたいていプロンプトの質にあります。そしてプロンプトの質を手早く上げる方法は、型を持つことです。
毎回「何をどう伝えるか」を考えていませんか
ChatGPTが出す答えの質は、こちらの指示の質で決まります。でも、指示の組み立て方を毎回考えていると、それだけで3〜5分かかります。「議事録を作って」だけでは情報が足りないので補足する。「提案書を書いて」だけでは方向性が定まらないので説明する。この「何をどう伝えるか」を毎回考えることに、思っている以上の時間が消えています。
速くなっている人は、ここを型にして持っています。業務ごとに一度だけ指示文を作っておき、あとはコピペして使うだけ。指示を考える時間がゼロになるので、入力に10秒、出力が返るまで30秒という流れができます。
議事録・提案書・メール、それぞれの型の作り方
議事録なら、このような型が使えます。
「あなたは会議の議事録作成の専門家です。以下の会議メモをもとに、社内共有用の議事録を作成してください。構成は①決定事項、②未決事項、③次回アクション（担当者と期限つき）の3つ。冒頭に3行以内の要約を付けてください。」
会議が終わったらこれをコピーして、メモをその下に貼るだけです。考える手間はゼロです。
提案書なら「あなたは営業資料のライターです。以下の情報をもとに、顧客への提案書の本文を作ってください。ターゲット：【役職・業種】、課題：【〇〇】、提案内容：【〇〇】。説得力のある構成で500字程度にまとめてください。」
社内メールの返信なら「以下のメールに対して、【承認 / 断り / 確認依頼】の内容で、丁寧かつ簡潔な返信を書いてください。相手の名前：【〇〇さん】。」
どれも【】の部分を書き換えるだけで動きます。
型を持つと何が変わるか
最初に30分かけて3〜4パターンの型を作ると、あとはその使い回しです。指示を考える手間がなくなるので、AIへの入力にかかる時間が体感で3分の1以下になります。同じ型を使うから、毎回の出力品質がブレなくなるのも大きい。一度うまくいった指示が再現できる、というのは思った以上に快適です。
型は育てられます。「ここが微妙だったな」と思ったら少し書き直して保存するだけ。使うたびに精度が上がっていくので、最初から完璧でなくて構いません。30分かけて作った型が、半年後には自分専用の業務ツールになっています。
「使っているのになぜか速くならない」って、けっこう孤独な悩みだと思うんです。
型を持つって、最初は地味に感じるかもしれません。でも一度作ってしまえば、あとは本当にラクになります。しかもその型、使うたびに育っていく。
まず一つだけ、明日の業務で使える型を作ってみてください。それだけで変わります。