会議より準備と後処理に時間がかかっている問題
30分の会議のために、アジェンダ整理に20分、議事録作成に40分。会議そのものより前後の作業に時間を取られている、という状況は珍しくありません。多くの場合、AIを「議事録の清書ツール」としてしか使えていないことが原因です。会議業務には「前・中・後」の3つのフェーズがあり、それぞれにChatGPTを使う余地があります。
アジェンダは30秒で出力できる
会議の前に時間を取られる最大の原因は、アジェンダをゼロから作ることです。ChatGPTに次のように投げるだけで時間配分つきのアジェンダが出てきます。
「以下の情報をもとに、60分の社内会議用アジェンダを作ってください。目的：〇〇、参加者：〇〇、決めたいこと：〇〇」
この中で「決めたいこと」を入れるのが一番大事な部分で、これを省くとふわっとした進行表しか出てきません。修正が必要であれば「決議事項の時間を10分増やして」と追加指示するだけで調整できます。
文字起こしをそのまま貼るだけでいい
会議中はZoomやTeamsの自動文字起こしをオンにしておきます。終わったら、そのテキストをChatGPTに貼り付けて次のように指示します。
「以下の会議の文字起こしを整理してください。①決定事項、②課題・懸念点、③次回までのアクションアイテム（担当者・期限つき）の3つに分けて出力してください。」
文字起こしの精度が多少荒くても問題ありません。文脈から補完して整理してくれます。アクションアイテムに「担当者・期限つき」と明示することが重要で、これを省くとタスクが誰のものか曖昧なままになります。
議事録からフォローメールまで同じ会話で完結する
議事録が出力されたら、そのまま続けて指示を出すだけでフォローメールも作れます。
「上記の議事録をもとに、参加者全員へ送る確認メールを作成してください。件名・本文を含め、200字以内で簡潔にまとめてください。」
ChatGPTは直前の出力を記憶しているので、議事録とメールを別々に作業する必要はありません。一つの会話の流れの中で完結します。
90分かかっていた作業が15分になる理由
アジェンダ作成・議事録作成・フォローメール送付まで、従来は合計90分前後かかっていた作業がこの流れだと15〜20分程度に収まります。削減できるのは「ゼロから書く時間」であって、内容の確認や修正は引き続き人間がやる作業です。ただし、自分でゼロから書くよりも、出力された内容を見直すほうが圧倒的に早く終わります。会議業務でAIを使うなら、議事録だけでなく「前」から始めることが、時間を本当に圧縮するための出発点です。
会議前後の作業をまとめてAIに任せるためのプロンプトを整理した資料もあるので、実際に使いながら自分の業務フローに合わせてみてください。
AI編集部コメント
「議事録だけAIに頼んでいた」という方、けっこう多いんじゃないかと思います。それでも十分ありがたいんですが、前後もまとめて任せられると、気持ちの上での負担がぐっと変わりますよね。
特に「決めたいこと」をアジェンダに明示するというのは、AI活用以前に会議設計として大事な視点で、ここが面白いと感じました！
最初は慣れない部分もあるかもしれませんが、一度この流れで動かしてみると、もとには戻れなくなると思います。