3ヶ月で5,004時間削減——株式会社学情がMicrosoft 365 Copilotで業務効率化を実現した方法

Microsoft 365 Copilot導入で5,004時間を捻出

株式会社学情が、Microsoft 365 Copilotの導入からわずか3ヶ月で社内工数5,004時間を削減、コスト換算で1,305万円の削減効果を達成しました。就活メディア「あさがくナビ」を運営する人材サービス企業が、AIを使って何をどう変えたのか、その中身を見ていきます。

営業担当者の時間を奪っていた文書作業

学情の現場では以前から、「同じような資料を何度も作っている」「議事録に時間を取られすぎている」という声が上がっていました。特に営業部門では、顧客ごとに提案書の内容をカスタマイズする作業が重くのしかかっており、本来時間を使うべき顧客折衝が後回しになっていました。学生と企業をつなぐ情報量が膨大な業種だけに、テキスト業務の負荷は他業種より大きかったと言えます。

既存環境に統合できる点が採用の決め手

ツール選定で学情が重視したのは、既存のシステムとの親和性です。すでにMicrosoft 365を社内で使っていたため、WordやExcel、Teamsに直接統合されているCopilotは新しいシステムへの移行コストが発生しませんでした。「新しいツールを覚える」というハードルがない分、現場への展開もスムーズに進められる環境が整っていました。

議事録・提案書・メール、三つの業務を変えた使い方

実際の活用は三つの場面で効果が出ています。Teamsの会議では、終了後にCopilotが議題ごとの要約と決定事項を自動生成します。これまで30分かかっていた議事録が、確認・修正を含めて10分以内で完了するようになりました。営業提案書では、過去の資料や顧客情報をもとにたたき台を生成し、担当者はそこに手を加えるだけで済みます。提案書の質が均一化される副次効果もありました。メール文章の作成補助では、丁寧な文体への調整をCopilotに任せることで、若手社員が文書に費やしていた時間も減らせています。

アクティブユーザー率100%を実現した展開方法

3ヶ月後の集計で工数削減が5,004時間に達したことも注目ですが、アクティブユーザー率100%という数字の方が珍しい結果かもしれません。AIツールを導入しても現場に定着しないケースは少なくありませんが、学情では導入前から部門ごとの活用シナリオを設計し、「何のために使うか」を明確にしたうえで展開しました。ツールを配布して終わりにせず、実際の業務フローに沿った使い方を示したことが、全員参加につながっています。

時間を創るだけでなく、使い道を設計することが本質

人材サービス業界では、情報の質と量が競争力に直結します。削減した5,004時間は消えたのではなく、顧客対応や企画立案といった付加価値の高い業務に再配分される時間です。学情の事例が示すのは、AIによる効率化の本質が「ツールの導入」ではなく「人の時間の使い道を変えること」にあるという点です。業務フローに沿った設計と、全員が使う文化の構築があってこそ、数字として結果が出てきます。

AI編集部コメント

ドリップ（執筆）

「導入したけど誰も使っていない」という話、よく聞きますよね。アクティブユーザー率100%はそれだけで十分すごい話です。

部門ごとに活用シナリオを先に設計したという点、ここが一番参考になると思いました！ツールありきではなく、業務ありきで考えるというのは、他の企業でもそのまま使える考え方です。

3ヶ月という短期間でこれだけ結果が出せると、社内の後押しも得やすくなりますよね。まずやってみる、が一番の近道かもしれません。