AIに進捗報告を頼んでも、うまくいかない人の共通点

プロジェクトマネジャーが一週間に何時間を「書く仕事」に費やしているか、振り返ってみると驚く数字になることが多い。要件定義書の読み込みと整理、議事録からのリスク洗い出し、ステークホルダーへの進捗報告。技術的な判断や意思決定より、文書をまとめる作業に追われている日が週に何度もある。

ClaudeやChatGPTは、このどれにも対応できる。ただし「うまく動くインプットの渡し方」は業務によって少し異なる。

要件定義書を10分で整理する渡し方

ユーザーから届いた仕様メモ、ヒアリング議事録、チャット上のやり取りを、まとめてClaudeに貼り付ける。「機能要件・非機能要件・未確認事項の3つに分類して箇条書きで整理してください」と指示するだけで叩き台が10分以内に出来上がる。

特に効果があるのが「未確認事項」を必ず洗い出させる点だ。経験豊富なPMでも抜け漏れが出やすいこの部分を、AIは律儀にリストアップする傾向がある。プロジェクト初期のキックオフ前に使えば、後工程での手戻りを事前に防げる。

社内に既存の要件定義フォーマットがあれば、サンプルを1件だけ貼り付けるのが効果的だ。Claudeは文体と構成を読み取って同じ形に揃えてくれるので、独自テンプレートとの相性が特にいい。

リスクを先に炙り出す使い方

仕様書や議事録のテキストをそのまま貼り付けて、「潜在的なリスクと懸念事項を影響度（高・中・低）で分類してリストアップしてください」と指示する。担当者の視点では見えにくい課題を、AIが第三者的な目線で引っ張り出してくることが多い。

注意したいのは、AIが出すリスクはあくまで「気づきのリスト」に過ぎないことだ。プロジェクト固有の背景や、チームの力量・人間関係はAIには読めない。取捨選択は最終的にPMが行うが、ゼロからブレインストーミングするより格段に速い。

ダイキン工業は社内生成AIプラットフォーム「D-Wind」（ChatGPT基盤）を2026年3月末時点でグループ全体1万人超に展開し、翻訳・要約業務の時間を平均30分から約3分に短縮している。文書を読み込んで要点を抽出するというアプローチは、PMのリスク抽出業務でも同じように応用できる。

進捗報告を15分で仕上げる型

進捗報告に時間がかかる主な理由は、「何を・どの粒度で・誰向けに書くか」という判断がその都度発生することだ。この判断をAIに任せるより、型として固定してしまうほうが早い。

「今週の進捗・課題・来週の予定・ステークホルダーへの依頼事項」の4項目を固定フォーマットにする。タスク管理ツールから書き出したメモや週次の会議メモをChatGPTやClaudeに貼り付け、「このフォーマットで進捗報告の叩き台を作成してください」と指示すれば、15分以内に仕上がる。

報告相手に合わせて「リスクを冒頭に書く」「専門用語を避けて平易にする」などの指示を一文追加すると、そのまま使える精度になる。こうした使い方をチーム全体に広げようとするとき、メンバー間のAI活用格差が新たな課題になることがある。

ドリップ（執筆）

「書く仕事が多くて、本来やるべき判断業務に集中できない」という悩み、PMをやっていれば一度は経験しますよね。

要件整理・リスク抽出・進捗報告、この3つだけでも任せられたら、かなり楽になると思います。ダイキン工業の30分→3分という数字、思い切って試す価値があります。

まずは今週の進捗報告から、一度AIに叩き台を作ってもらう実験をしてみてください。

あなたは経験豊富なプロジェクトマネジャーです。以下の情報（議事録・仕様メモ・チャットログなど）を読み込み、プロジェクトの要件を整理してください。

【入力テキスト】
（議事録・仕様メモ・チャットログ等を貼り付ける）

以下の形式で出力してください：
■ 機能要件（確定済み）
・【例：ログイン機能、検索機能など】
■ 非機能要件（パフォーマンス・セキュリティ等）
・【例：レスポンス1秒以内、個人情報の暗号化など】
■ 未確認事項（要確認・要決定）
・【例：対応OS、ユーザー数上限など】

特に「未確認事項」は漏れなく抽出することを優先してください。

あなたはプロジェクトリスク管理の専門家です。以下のプロジェクト情報（仕様書・議事録・要件定義等）を読み込み、潜在的なリスクと懸念事項を洗い出してください。

【プロジェクト情報】
（仕様書・議事録等を貼り付ける）

以下の形式で出力してください：
■ 影響度：高（プロジェクト全体に影響しうるリスク）
■ 影響度：中（部分的な遅延・品質低下のリスク）
■ 影響度：低（軽微な懸念事項）

各リスクには「リスク内容」と「想定される影響」を1〜2文で記述してください。担当者が見落としやすい外部要因・技術的課題・スケジュールリスクも含めて抽出してください。

あなたは【職種・例：システム開発プロジェクトのPM】のアシスタントです。以下の週次メモ・タスク管理データを基に、ステークホルダー向けの進捗報告書を作成してください。

【今週のメモ・タスクログ】
（タスク管理ツールのエクスポートや週次メモを貼り付ける）

以下のフォーマットで出力してください：
■ 今週の進捗（完了したタスク・達成事項）
■ 現在の課題・リスク（優先度順）
■ 来週の予定（実施予定タスク）
■ ステークホルダーへのお願い（確認・承認・リソース依頼）

専門用語は避け、非技術者にも伝わる平易な表現で書いてください。