会議の準備に30分、議事録に1時間かけている人が見落としていること

会議前後の2時間を誰が使っているか

会議そのものより、その前後にかかる時間のほうが長い、という状況は珍しくありません。競合調査、アジェンダ作成、議事録のまとめ、タスクの整理。これらをすべて合わせると、1回の会議につき2時間近くが消えていきます。肝心の企画立案や戦略検討に使いたい時間が、準備と後処理に奪われているわけです。

この問題を解決する現実的な手段のひとつが、ChatGPTのGPTs機能を使った専用アシスタントの構築です。会議の「周辺業務」をAIに移管する仕組みを一度作ってしまえば、毎回の作業を大幅に減らせます。

会議前日の準備を一文で終わらせる

まず作るのは「会議準備エージェント」です。GPTsで新しいGPTを作成し、指示文を設定します。内容はシンプルで、会議テーマを入力されたら業界動向の調査ポイント、議論すべき論点、時間配分入りのアジェンダ案、参加者への事前共有事項を出力するよう設定します。

実際の使い方はさらに簡単で、会議前日に「新サービスの価格戦略について検討」と入力するだけです。競合の価格調査ポイントから議論の論点まで整理されたアジェンダが生成されます。準備にかかる時間が数十分から数分に変わります。

録音データを議事録に変換する仕組み

会議が終わったあとの作業を担うのが「議事録エージェント」です。会議中の音声をWhisper APIで文字起こしし、その内容を専用GPTに渡します。指示の内容は、決定事項・課題・アクションアイテムの抽出と、参加者別のタスク一覧の作成です。既存の議事録テンプレートに合わせたフォーマットで出力させることもできます。

録音データをアップロードするだけで、「田中さんは来週火曜までに競合分析レポートを作成」「佐藤さんは今週金曜までにデザインチームと調整」といった具体的なタスク一覧が自動で生成されます。会議後に議事録を一から書く作業は、ほぼ不要になります。

タスクのフォローアップも手放す

最後に「タスク追跡エージェント」を加えることで、アクションアイテムの進捗管理まで自動化できます。週次で「前回会議のアクションアイテムの進捗を確認し、遅れているタスクには催促メールの下書きを作成して」と指示しておくだけで、フォローアップも流れに乗せられます。

この3つのエージェントを組み合わせると、1回の会議あたり2時間かかっていた前後作業が15分程度に収まります。浮いた時間は企画や戦略の検討に使えるようになり、会議そのものの質も変わってきます。準備に追われている状態から、考えることに集中できる状態へ。仕組みを一度作れば、毎回の負担が変わります。

AI編集部コメント

ドリップ（執筆）

会議後に「あの議事録、まだ書けてない」と罪悪感を抱えた経験、誰にでもあると思います。

GPTsで役割ごとのエージェントを分けて作る発想が面白いと思いました！ 一つのAIに全部任せるより、目的を絞ったほうが精度が上がるのは実感としてあります。

まずは議事録エージェントだけ試してみる、という小さな一歩から始めてみてください。