見積もり比較が、いちばん面倒だったのに

3社から届いた見積書を横並びで確認し、価格・納期・条件の違いを比較表にまとめ、稟議コメントを添える。調達担当なら毎週繰り返すこの作業、1件あたり90分はかかります。

見積書の比較表はChatGPTに作らせる

やり方はシンプルです。見積書をPDF添付してChatGPTに「各社の単価・納期・支払い条件・保証期間を比較表にしてください。稟議用のコメントも一言添えてください」と送るだけ。複数サプライヤーの条件を横断して読むのはAIが得意な作業で、漏れなく拾って表形式にまとめてくれます。

比較表ができたら、そこに自分の判断（品質評価・過去取引実績など）を加えるだけ。所要時間は30分以下になります。

交渉メールも発注書も、Claudeに下書きさせる

「A社に価格交渉のメールを書きたい。前回購入実績100万円、今回は150万円相当を予定。10%値引きを依頼したい。丁寧だが率直なトーンで」といった指示を出せば、Claudeが使える下書きを作ってくれます。発注書の定型文、社内稟議の背景説明、仕様変更通知メールなども同じように頼めます。

週に10本以上メールを書く調達担当なら、この1ステップで週3〜4時間は軽く浮きます。

セブン-イレブンは発注作業を週40%削減した

国内最大規模の実例として参考になるのが、株式会社セブン-イレブン・ジャパンのAI発注システムです。Google Cloud（BigQuery）上に構築したAIが天候・曜日・販売実績から発注数を自動算出することで、発注作業時間が週10.5時間から6.5時間に、約40%削減されました。全国21,000店舗への展開でも欠品・廃棄ロスを同時改善しています（参考：NRI事例紹介）。

小売業のように大量の発注業務を持つ現場では、AIが数値検討を担い、担当者は「最終承認」に集中する役割分担が定着しつつあります。製造・流通・サービス業の調達部門でも、同じ発想は使えます。

Notion AIでRFQと仕様書の下書きを効率化する

調達業務の中で意外と時間がかかるのがRFQ（見積依頼書）や仕様書の作成です。Notion AIを使えば、過去案件のメモをもとに「今回の調達概要を整理して」と依頼するだけでドラフトができます。Notion内に案件ノートとして残せるので、過去案件の検索や比較にも使いやすい。

サプライヤーへの問合せメール、社内向けの購買計画資料、定期レビュー用の集計レポートも同様にAIに下書きさせる流れを作ると、FP&A担当者がClaudeで週3時間を取り戻したのと同じように、週単位で目に見える時短になります。

見積もり比較・交渉文書・発注書・RFQ・仕様書・集計レポート。調達業務の中で「書く」「まとめる」「集計する」系の作業はほぼ全部AIに渡せます。担当者が本来集中すべきは、サプライヤー関係の構築と、最終判断です。

ドリップ（執筆）

3社の見積書を比較表にまとめる作業、毎回同じことをしている気がしますよね。

「書く・まとめる・集計する」をAIに渡すだけで、担当者の仕事が「確認して判断する」に変わります。セブン-イレブンの事例が示すように、現場でそれは十分に現実的です。

まず次の見積もり比較からChatGPTに頼んでみてください。

あなたは調達・購買担当者のアシスタントです。

以下の見積書データをもとに、稟議用の比較表を作成してください。

【比較対象】【サプライヤー名と製品・サービス名を記入】
【比較項目】単価、数量、合計金額、納期、支払い条件、保証期間、特記事項

出力形式：
1. マークダウン形式の比較表（コピペしやすい形式で）
2. 各社の強み・弱みを2〜3行でまとめた稟議コメント案
3. 推奨サプライヤーとその理由（1〜2行）

数値は見積書に記載の通りに転記し、推測や補完はしないでください。

あなたは調達・購買担当者のメール文案作成アシスタントです。

以下の条件でサプライヤー向けの価格交渉メールを作成してください。

【サプライヤー名】【企業名・担当者名を記入】
【交渉品目】【製品・サービス名を記入】
【前回購入実績】【金額・数量を記入】
【今回の購入予定】【金額・数量を記入】
【希望値引き率・条件】【例：10%値引き、または複数年契約の優遇価格を希望】

出力形式：
- 件名
- 本文（敬語・丁寧だが率直なトーン、400字以内）
- 担当者名・署名用の定型フォーマット（【】プレースホルダー）

約束できない条件や嘘の情報は一切入れないこと。

あなたは調達・購買担当者のドキュメント作成アシスタントです。

以下の情報をもとにRFQ（見積依頼書）の下書きを作成してください。

【調達品目・サービス名】【内容を記入】
【用途・背景】【なぜ今回調達するかを記入】
【数量・規模】【想定数量・期間を記入】
【必要スペック・要件】【主要な仕様条件を記入】
【希望納期・開始時期】【日程を記入】
【回答期限】【見積提出の締め切りを記入】

出力形式：
1. 挨拶文（1〜2段落）
2. 調達概要（箇条書き、5〜7項目）
3. 見積提出時に必要な情報一覧
4. 問合せ先フォーマット（【】プレースホルダー）