ChatGPTに議事録の作成を頼んだのに、プロンプトを考えるのに10分かかった。提案書の骨子を出してもらったけど、修正だらけで結局ほぼ書き直した。メール文案はそこそこ使えたけど、毎回指示を考えるのが地味にめんどうで、だんだん使わなくなっていた。
「ChatGPTを使っているのに、仕事が速くならない」という状態で止まっている人は思ったよりたくさんいます。理由はシンプルです。毎回ゼロからプロンプトを書いているから。
使いこなしている人には「型のストック」がある
AIで仕事が速い人と遅い人の差は、AIへの理解度や使用頻度じゃない。業務ごとの「型」を持っているかどうかです。
議事録用、提案書用、断りメール用——業務ごとに一度丁寧にプロンプトを作っておく。次からは【名前】や【日付】など、変わる部分だけ書き換えてコピペするだけ。指示を考える時間がほぼゼロになります。
ChatGPTを単発で使っている人に多いのが、毎回一から指示を書くパターン。「どう伝えればうまく出力できるか」を考えるだけで時間が消えて、結果として時短にならない。型があれば、この考える時間がそのままなくなります。
型に必要な3要素——役割・目的・形式
型を作るときに押さえるべきことは3つです。ChatGPTに何者として動いてほしいかの「役割」、何を作るかの「目的」、どんな形で出してほしいかの「出力形式」。
議事録を例にすると、型はこんな形になります。「あなたはビジネス文書のエキスパートです。以下のメモをもとに社内向けの会議議事録を作成してください。形式は決定事項・次のアクション（担当者と期限を明記）・議論の要点の3ブロックで。参加者：【名前】、日時：【日付】」
この型が1つできれば、次回は【名前】と【日付】だけ書き換えるだけです。出力がブレにくくなって、修正も減ります。慣れてくると同じ型から「社内向け」「クライアント向け」と派生させることもできます。最初から完璧な型を作ろうとしなくていい。2〜3回使って調整すれば、自分の仕事に合った形に育ちます。
まず1つ、今週使う業務で型を作る
一気に全部の型を作ろうとすると途中で止まります。まずは今週一番使う業務を1つ選んで、型を1本だけ作ってみてください。
出力が気に入らなければ指示を少し変えて、また試す。使いながら直していくうちに、自分の仕事に合った型ができあがります。型が10本ほど揃うと、ほぼすべての業務でChatGPTをすぐ使える状態になる。プロンプトを考えるのに使っていた時間が、そのまま別の仕事に充てられます。
「AIで仕事が速い人」がやっているのは、特別なことではありません。型を持っているかどうかだけです。
「使っているけど思ったより便利じゃない」という感覚、すごくわかります。
型を一度作ると、ChatGPTへの見方がガラッと変わるんですよね。「毎回考えるもの」から「使い回せる道具」になる感じ。
今日、一番よく使う業務の型を1つ作ってみてください。最初の1本が、一番大事です。