外回り営業の後処理が追いつかない人に足りないもの

商談が終わって、電車のドアが閉まった瞬間に気づく。議事録を送らなきゃ、CRMを更新しなきゃ、上司に今日の結果を報告しなきゃ——3つの後処理が頭の中に残っている。帰社してパソコンを開いて、また記憶を手繰り寄せながら入力する。その時間が30分、多いときは1時間近くになる。外回り営業担当者が帰社後に残業する一番の理由が、この記録作業だ。

Copilot Coworkに口頭で投げる、3ステップ

Microsoft 365 CopilotのiOS版で使えるようになったCowork機能は、スマートフォンからタスクをAIに委任して処理させる仕組みだ（Copilot CoworkのiOS対応と使える機能について）。音声入力と文字入力どちらでも使える。商談直後、記憶が鮮明なうちに電車の中で話しかけるだけでよい。

まずアプリを開いて話しかける。「今日の商談メモを作って。相手は○○株式会社の田中部長、課題は在庫管理のコスト削減、提案した解決策は〇〇システムの導入で、次のステップは来週火曜にデモの日程を確認すること」。箇条書きにしなくてもいい。会話のように伝えるだけで、Copilotが議事録フォーマットに整形する。

次に「さっきの内容でCRM入力用のテキストも作って。商談ステージは提案中、次のアクションは10月1日にデモ実施、確度は60%」と続ける。最後に「田中さんへのフォローアップメール、今日のお礼とデモ日程確認の一文を入れて簡潔に」で締める。3つの後処理が、電車の2〜3区間で終わる。

繰り返し使うなら「スキル登録」が本命

Copilot Coworkには、よく使うタスクの手順をあらかじめ「スキル」として保存する機能がある。「営業後処理スキル」を一度作って登録しておくと、次回からは「営業スキルで今日の商談メモ」と言うだけで同じ形式が出てくる。毎回同じ説明をしなくてよいので、1回あたり数分が積み重なってくる。

NTTデータグループは2025年度に500件の開発プロジェクトへ生成AIを適用し、開発工程全体で20%の生産性向上を報告している（日経xTECH）。大規模展開でこれだけの数字が出た背景は、「AIに何を渡すかを型化して全員が同じ使い方をした」ことにある。外回り営業でも、個人ごとにバラバラに使うより「営業後処理スキル」を組織共有して同じ形式で動かすほうが、CRMのデータ品質も上がって一石二鳥になる。

週10件の商談をこなす担当者が、1件あたり30分の後処理を5分に縮めると、週で25時間以上が空く計算になる。帰社後に座ってやっていた作業が移動中に終わるので、オフィスに戻ったときに使える集中力が違う。

使い始める前に確認しておく2点

相手の氏名・社名などの個人情報を入力する前に、所属会社のMicrosoft 365利用ポリシーを確認しておく。企業契約のMicrosoft 365ではデータが学習に使われない設定が標準的だが、確認は必須だ。音声入力は固有名詞が誤認識されることがある。出力後30秒だけ目視確認する習慣をつけると、後から修正が発生しない。

「商談中は相手と話すことだけに集中して、記録はあとでCopilotに渡す」——この切り替えが定着すると、商談中にメモを取る時間も自然になくなる。相手の言葉に集中できるようになると、商談の質も変わってくる。

ドリップ（執筆）

商談が終わったあとの「やること溜まってる感」、あれって地味にしんどいですよね。

移動中にCopilotが整形してくれると、帰社後の「まず何から手をつけよう」感がゼロになるのが気持ちいいんです。スキル登録まで済ませると、もはや「後処理がある」という感覚すら消えてきます。

一度型を作ってしまえば、あとは任せるだけ。まず1件の商談でやってみてください。

あなたは営業担当者の議事録作成をサポートするアシスタントです。

以下の商談メモをもとに、社内共有・顧客送付に使える議事録を作成してください。

【相手会社名・担当者名】
【商談日時・場所】
【相手の課題・ニーズ】
【提案した内容・製品・サービス名】
【相手の反応・懸念点】
【合意した次のアクション・日程】

出力形式：
- 件名（メール転用可能なもの）
- 日時・参加者
- 協議内容（3〜5行）
- 次回アクション（箇条書き、担当者・期日付き）

読みやすく簡潔に、400文字以内でまとめてください。

あなたはCRM入力をサポートするアシスタントです。

以下の商談情報をCRM入力用のテキストに変換してください。

【相手会社名・担当者名・役職】
【商談ステージ（初回接触／提案中／クロージング等）】
【相手の主な課題・決裁条件】
【提案内容・金額感（あれば）】
【次のアクションと予定日】
【受注確度（%）】

出力形式：
- 会社名・担当者
- 商談ステージ
- 課題サマリー（2〜3行）
- 次のアクション（担当・期日）
- 確度コメント

コピペしてすぐ貼れる形で出力してください。

あなたは営業担当者のメール作成を支援するアシスタントです。

以下の情報をもとに、商談後のフォローアップメールを作成してください。

【相手の氏名・会社名・役職】
【商談で話した主なテーマ・提案内容】
【次のステップ（デモ・見積もり提出・資料送付など）と予定日】
【一言追加したい内容（任意）】

条件：
- 件名から本文まで完成形で出力する
- 文体はビジネス丁寧語、簡潔に200文字以内
- 押しつけがましくなく、次のアクションが自然に伝わる文体

コピペしてすぐ送れる形で出力してください。