PR担当者が見落としているChatGPT活用術

プレスリリース1本に、午前中まるごとかかることがあります。下書きを書いて、表現を確認して、修正して、また見直す。気づけば昼過ぎで、メディアモニタリングや対外対応がまだ残っている。広報担当者なら、この感覚はわかると思います。

ChatGPTを使い始めてから、その時間の感覚が変わりました。

プレスリリースは「骨格」から作ると速い

「このサービスのプレスリリースを書いて」と伝えても、たいていは修正だらけで返ってきます。問題は指示の粒度です。効果的なのは、最初に骨格だけ作る方法です。

「発表事実・背景・提供価値・担当者コメント・会社概要の5構成でプレスリリースの骨格を作って」と指示します。骨格が返ってきたら確認して、「このトーンで本文を書いて」と続ける。2段階にするだけで、修正が格段に少なくなります。

プロンプトの例はこうです。「あなたはPR専門家です。以下の情報をもとに、メディア向けプレスリリースの骨格を作成してください。発表内容：【新機能の概要】、背景：【開発の背景・課題】、ターゲットメディア：【業界紙・一般紙等】」。ChatGPTへの指示の型を意識するだけで、1時間かかっていた作業が30分以内に収まります。

モニタリング結果の分類と要約も自動化できる

自社名や業界キーワードで毎朝記事を集めた後、読んで・分類して・メモする作業が残ります。その部分もChatGPTに任せられます。

収集した記事テキストをまとめて貼り付けて、「好意的・中立・批判的の3軸で分類し、各記事を1行で要約して」と指示するだけです。15〜20本の記事が、10分でまとまります。

読んで分類していた時間と比べると、感覚的には半分以下です。残った時間でレポートへのコメントを加えたり、担当者へのフィードバックに使えます。

危機対応フローは事前に準備しておく

炎上や誤報が発生したとき、一番時間を食うのは「何から手をつければいいか」の判断です。パニック時は動けなくなります。そのための準備をChatGPTと一緒に作っておくといい。

「SNSで否定的な反応が広がっています。状況：【具体的な状況説明】。最初の1時間で取るべき対応ステップを3つ挙げてください」。緊急時にこのプロンプトをすぐ呼び出せるようにしておくだけで、初動が変わります。

想定シナリオをあらかじめChatGPTと整理してリスト化しておけば、どんな状況にも対応しやすくなります。

作業が減った分、本来の広報業務に使える

半日かかっていたプレスリリースが1〜2時間で終わる。モニタリング整理が10分でまとまる。危機時の初動判断が数分で出る。

その分の時間を、メディアとの関係構築や企画立案に使えます。広報の仕事の本質は、情報を速く処理することではなく、正しい情報を正しいタイミングで届けることです。ChatGPTはその処理部分を担ってくれます。それが、使う理由のすべてです。

ドリップ（執筆）

広報の仕事は、言葉を扱う仕事のはずなのに、気づけば「作業」に追われている——そういう実感、あると思います。

ChatGPTが一番変えてくれるのは「書く速さ」よりも「考える余裕」かもしれません。プレスリリースの骨格を5分で作れると、残りの時間でトーンを整えたり、角度を変えたりできる。

まず次の1本、骨格だけChatGPTに作ってもらうところから始めてみてください。

あなたはPR専門家として行動してください。以下の情報をもとに、メディア向けプレスリリースの骨格を作成してください。発表内容：【新機能「〇〇」のリリース、対象ユーザー：〇〇担当者】背景：【〇〇という課題を解決するために開発、既存製品との差別化ポイントは〇〇】ターゲットメディア：【業界紙・IT系メディア・一般ビジネス媒体】骨格の構成は「発表事実→背景→提供価値→担当者コメント→会社概要」の5構成で。各項目は2〜3行以内でまとめてください。トーンはプロフェッショナルかつ平易な言葉で。

以下の記事を「好意的・中立・批判的」の3軸で分類し、各記事を1行で要約してください。自社名：【〇〇株式会社】対象キーワード：【製品名・サービス名・社長名など】記事一覧：【記事1のタイトルと本文100字程度を貼る】【記事2...】最後に、今日の全体トーンを一言でまとめてください。批判的な内容が含まれる場合は、主な論点と発信元媒体の特性も一言添えてください。

あなたは危機対応の専門家です。以下の状況をもとに、最初の1時間で取るべき対応ステップを3つ挙げてください。状況：【SNSで「〇〇の不具合により顧客情報が漏洩した」という誤情報が拡散中。実際には漏洩は確認されていない。現時点でリツイート500件以上】発信元：【匿名アカウント、フォロワー約1万人】各ステップには「誰が（広報・法務・経営層など）・何を・どの順番で行うか」を明示してください。対外発信前に確認すべき事項もリストアップしてください。