PMが使えていないAIエージェント、3つの仕事を任せてみる

進捗確認ミーティングが終わった後、また議事録と報告書を自分で書き始める。Excelのタスク表を更新して、来週のスケジュールを調整して、ステークホルダー向けのサマリーをまとめる。この作業を毎週繰り返しているPMは多いはずです。

ChatGPTをはじめとするAIエージェントは、エンジニアや企画職が使うもの、というイメージがまだ根強い。でもPMが毎週こなす定型作業こそ、AIが最も力を発揮できる領域です。

計画フェーズの「たたき台」を3分で作る

プロジェクト開始時に時間がかかるのは、WBSやスケジュール表を「それらしく」整える作業です。「Webアプリ開発、チーム5名、期間3ヶ月でWBSを作って」とChatGPTに伝えるだけで、叩き台が数分で出てきます。そのまま使えるわけではありませんが、ゼロから考える時間が消えるだけで、会議前の準備が大幅に短縮できます。

うまく使うコツは「完璧な出力を期待しないこと」です。フォーマットの調整に時間を使うのではなく、内容の精度を上げることに集中する。それだけで計画フェーズにかかる負担が大きく変わります。

バラバラな進捗報告を整える作業をなくす

各メンバーからの進捗報告は、書き方がバラバラで、そのままでは使えないことが多い。ここにChatGPTを挟む方法があります。集めたテキストを貼り付けて「プロジェクト名、担当者、完了タスク、課題、来週の予定の形式で整理して」と指示する。整ったフォーマットの進捗表がすぐ出てきます。

数回使えば、自分のプロジェクト用のプロンプトの型が固まります。固まったら毎週使いまわせばいい。指示が安定するほど、出力の質も上がっていきます。

整理フォーマットを統一することで、後から課題の傾向が見えやすくなるというメリットもあります。単なる省力化だけでなく、プロジェクトの状態把握がしやすくなる。

報告書は「書く」から「確認する」に変わる

整理した進捗データをもとに「ステークホルダー向けの週次報告書を作って。進捗ポイントと課題を明確に、800字以内で」と指示する。草稿が出てくるので、数字の確認と事実チェックをして提出できます。

書くことへの労力がほぼゼロになると、内容の質を上げることに集中できます。見やすさや課題の表現方法など、本来PMが時間を使うべきことに向き合えます。月次のサマリーや役員向けの説明資料も、同じやり方で対応できます。

計画書、進捗整理、報告書作成の3つをChatGPTに任せると、毎週数時間が手元に戻ります。その時間でチームメンバーとの会話を増やすか、リスク察知に使うか。それを選べるのが、AIを活かせているPMと、そうでないPMの違いです。

ドリップ（執筆）

定型作業に追われているPMの気持ち、すごくわかります。

ChatGPTに任せてみると、「書く時間」より「判断する時間」が増えていく感覚があります。仕事の手応えが変わってくるんですよね。

まずは週次報告書の草稿だけ、一度試してみてください。

あなたはベテランPMです。以下の条件でWBSを作成してください。

【プロジェクト名】：〇〇開発
【目的】：〇〇業務の効率化
【チーム構成】：〇名（エンジニア〇名・デザイナー〇名）
【期間】：〇ヶ月（〇月〇日〜〇月〇日）
【主な成果物】：〇〇、〇〇

フェーズ（計画・設計・開発・テスト・リリース）ごとにタスクを整理し、各タスクに担当役割と目安工数を記載してください。

あなたはPMアシスタントです。以下のメンバーからの進捗報告を、統一フォーマットに整理してください。

【プロジェクト名】：〇〇
【対象週】：〇月〇日〜〇月〇日
【メンバー報告（原文のまま貼り付け）】：
〇〇〇〇〇

各メンバーごとに以下の形式でまとめてください：担当者名、完了タスク、今週の課題・ブロッカー、来週の予定。情報が不明な項目は「記載なし」としてください。

あなたはPMとして、ステークホルダー向けの週次報告書を作成します。

【プロジェクト名】：〇〇
【報告対象】：〇〇（経営層・クライアント・他部署など）
【今週の進捗データ】：（整理済みの報告内容を貼り付け）

以下の構成で800字以内で作成してください：
①今週の主要進捗（3点以内）
②現在の課題・リスクと対応策
③来週の予定と目標