社内ヘルプデスクで工数を溶かさないためのAIチャットボット設計

「パスワードリセットをお願いしたい」「PCの動きが遅くなった」「VPNに接続できない」——情シスのメールボックスには毎日同じ内容の依頼が届きます。一件一件は10分で終わる作業でも、積み重なると一日の半分が消えます。本来やりたいインフラ整備やDX推進のための時間が、定型対応に押し出されていく。これが中堅企業のIT部門がほぼ全員抱えている詰まりです。

AIチャットボットを社内ヘルプデスクに入れると、この詰まりが解消されます。ポイントは「全部自動化しようとしない」こと。まず問い合わせの6〜7割を占める定型依頼だけをAIに任せ、複雑なトラブル対応は人間が受け持つ分担から始めます。

Microsoft Copilot Studioで社内ヘルプデスクを部分自動化する

Microsoft 365を使っている企業なら、Microsoft Copilot Studioが最短の選択肢です。SharePointに積み上がったFAQドキュメントとCopilot Studioを接続するだけで、「パスワードをリセットするには？」「VPNの設定手順を教えて」といった定型質問に自動回答できるチャットボットが動き始めます。専用の開発スキルは不要で、IT管理者権限があれば設定から公開まで1〜2日で完了します。

自動対応できない依頼はTeamsの担当者チャンネルに自動でエスカレーションする設定も用意されています。チャットボットが一次受けして振り分ける体制を作ると、IT担当者が対応するのは本当に人間が必要な案件だけになります。実装した企業では月間のチケット数のうち40〜60%が人間の対応なしで解決されています。

IT資産管理はNotionとAIで棚卸しを自動化する

ヘルプデスク対応と並んでIT部門の工数を食うのが資産管理です。誰がどのPCを持っているか、ライセンスがいつ切れるか、棚卸しのたびに担当者がスプレッドシートを手動で更新している会社はまだ多い。

Notion AIを使うと、資産情報をNotionのデータベースで管理しながら、「今月ライセンスが切れる端末のリストを作って」「入退社が発生した社員のIT機器返却状況を確認して」といった指示で一覧を即時生成できます。AIエージェントに渡す権限の考え方を整理した上でNotionワークスペースにアクセス権を設定しておくと、Notion AIが必要なデータを参照して自動で棚卸し下書きを出してくれます。定期的な確認作業が人の目ゼロで動く状態に近づきます。

最初にやるのは「同じ依頼が何件来ているか」の集計

導入前に過去3ヵ月のヘルプデスクチケットを種類別に集計してください。上位5件が定型対応で占められているなら、その5件だけを自動化対象に絞ってチャットボットを作るのが最も早い。全部自動化しようとすると設計に3ヵ月かかります。5件に絞ると2週間で動き始めます。

まず棚卸しをする。それだけで、IT部門が本当に使いたい時間の使い方が見えてきます。

ドリップ（執筆）

情シスの方って、地味に一番「全部やってる人」だと思うんですよね。パスワードリセットから会社全体のDX推進まで。

「全部自動化しようとしない」という視点が刺さりました。5件の定型だけ、2週間で動かす。それくらい絞ると、実際に動かせますよね。

まず過去3ヵ月のチケットを分類するところから始めてみてください。

あなたは社内IT部門のヘルプデスク担当です。以下のFAQ文書を、AIチャットボットが正確に回答できる形式に整形してください。

【対象ドキュメント】例：「社内PC利用ガイド.docx」のQ&A部分
【ユーザー属性】例：IT知識が少ない一般社員
【NGワード】例：専門用語・略語をそのまま使わない

出力形式：質問（ユーザーが実際に言いそうな自然な日本語）と回答（箇条書き3〜5行）のペアをJSON形式で10件まで出力してください。

あなたはIT部門のプロジェクトマネージャーです。以下のヘルプデスクチケットの一覧データをもとに、自動化優先度を分析してください。

【データ形式】例：チケットID・依頼種別・対応時間（分）・解決方法の4列CSV
【対象期間】例：2026年7月〜9月
【自動化の条件】例：毎月5件以上かつ対応手順が定型化できるもの

出力形式：①件数の多い依頼種別トップ10を表で示す②自動化候補と理由③自動化が難しい依頼とその理由、の3セクションで出力してください。

あなたはIT資産管理の担当者です。NotionのデータベースにIT資産情報を管理するための構造を設計してください。

【管理対象資産】例：PC・スマートフォン・ライセンス・周辺機器
【主な確認作業】例：月次の棚卸し確認・ライセンス期限チェック・退職者の機器返却確認
【Notion AIへの指示例】例：「今月末にライセンスが切れる項目を一覧で出して」

出力形式：Notionデータベースのプロパティ名・型・入力例を表で示した後、Notion AIに渡す月次確認プロンプト例を2つ書いてください。