住友生命も実践、PMO担当者がAIで進捗確認を15分に短縮する方法

毎週月曜の朝、先週の進捗をまとめるために小一時間が消えていく。Slackを遡り、スプレッドシートを確認し、各プロジェクトの状態を頭の中で整理して、課題と次アクションを文章に落とす。できあがった資料は、会議で10分も経たずにスクロールされる。

この「毎週の修行」を、Notion AIは変えられる。

バラバラな情報を一度に整理する

使い方はシンプルで、先週の議事録・Slackのまとめ・タスクリストをNotionのページに貼り付けて、AIに渡す。「プロジェクトごとに進捗・課題・次アクションを整理してください」と一言添えると、散らばった情報が構造化された形で出てくる。

フォーマットをゼロから考える必要はない。出力を叩き台にして、気になる部分だけ手直しすれば完成する。「整理すること」ではなく「確認すること」に時間を使えるようになる。

もう一つ気づくのは、AIが課題として拾い上げた点が、自分では流していたリスクだったりすること。進捗確認は「見えているものをまとめる」だけでなく、「見落としに気づく」機会にもなる。

住友生命が示した「書く時間」の削減可能性

住友生命保険は、社内ChatGPTベースのAIを全国1,500拠点・3万名の営業職員に展開し、企画書や調査資料の作成時間を約86%削減した（1週間かかっていた作業が1日で終わるようになった）。週次の進捗まとめも同じ構造の仕事で、「情報を集めて、整理して、文章にする」という工程をAIが担えば、残るのは判断と確認だけになる。

ツールがChatGPTでもNotion AIでも本質は変わらない。「書く前の整理をAIにやらせる」習慣を持てるかどうかが、週に数時間の差を生む。

課題抽出から次アクションまで一気に出す

整理されたサマリができたら、もう一歩踏み込む。「このプロジェクトの課題に対して、来週取るべきアクションを3つ提案してください」と続けると、候補がすぐ出る。そのまま使えないこともあるが、たたき台があるだけで考える時間は半分以下になる。上司への共有準備も「何を言うか考える」から「この案で合っているか確認する」に変わる。

Notionに情報を集め、AIにサマリと課題抽出を依頼し、次アクション案を生成する。この3ステップで完結し、慣れれば15分かからない。

「開いたら整っている」状態をつくる

目指すのは「進捗確認のためにNotionを開く」状態ではなく、「Notionを開いたら情報が整っている」状態にすること。日常の議事録や更新メモを同じワークスペースに置いておけば、月曜の朝の作業は「確認と送信」だけになる。ステークホルダーへの報告もセットで効率化すると、PMO業務全体の時間が大きく変わる。

週に1時間かかっていた作業が15分になるのはスキルではなく仕組みの話だ。最初に少し手間がかかっても、翌週からすぐ元が取れる。

ドリップ（執筆）

月曜の朝、あの「また始まった」感じ、わかります。毎週の進捗まとめって、なんとなく続いてしまうんですよね。

Notion AIのポイントは「整理するAI」として使うこと。ゼロから書くよりも、バラバラな情報を渡して構造化してもらうほうが、ずっと早く終わります。住友生命の86%削減も、「AIに書かせた」というより「AIに整理させた」結果だと思います。

一回やってみると「あ、これでいいんだ」となります。今週の分でぜひ試してみてください。

あなたはプロジェクトマネジメントの専門家です。以下の情報をもとに、【上司・経営層・PMO】向けの週次進捗サマリを作成してください。

【対象期間】: 【先週（○月○日〜○日）】
【情報】: （議事録・Slackのまとめ・タスクリストをここに貼り付け）

以下の形式でまとめてください：
1. 全体サマリ（2〜3文）
2. プロジェクトごとの進捗（完了・対応中・遅延に分類）
3. 今週の課題・リスク（優先度高→低）
4. 来週の予定アクション（担当者付き）

箇条書きで簡潔に出力してください。

以下の議事録・進捗メモを読んで、リスクや未決事項を洗い出してください。

【入力情報】: （議事録・進捗メモをここに貼り付け）

以下の観点で分析してください：
・スケジュール遅延につながるリスク
・関係者間の認識のずれ
・未決定のまま放置されている事項
・リソース不足の兆候

各課題を「深刻度（高/中/低）」「対処期限」とともに一覧にしてください。深刻度の高いものから順に並べてください。

以下の課題リストをもとに、来週取るべき具体的なアクションを提案してください。

【プロジェクト名】: 【○○プロジェクト】
【現在の課題】: （課題一覧をここに貼り付け）
【チーム構成】: 【PM1名・メンバー○名】
【次のマイルストーン】: 【○月○日 ○○リリース】

各課題に対して：
1. 来週中に実行するアクション（具体的に）
2. 担当者のアサイン案
3. 確認タイミング

3〜5項目に絞って、実行できる粒度で出力してください。